Seit 1. August 2023 können zahlreiche für Gründer und Gesellschafter relevante Beurkundungen und Beglaubigungen vollständig digital abgewickelt werden.
Bereits seit August 2022 können Beurkundungen zur Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) sowie Beglaubigungen von Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister online erfolgen. Zum 1. August 2023 wurde der Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren erheblich erweitert: Fortan kann auch die Gründung von GmbHs mit Sacheinlage bzw. Sachagio auf Wunsch der Beteiligten grundsätzlich online vorgenommen werden. Gleiches gilt für einstimmig gefasste Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen sowie für Kapitalerhöhungen. Zudem erfasst die Erweiterung die Beglaubigung von Anmeldungen zum Vereinsregister, sodass künftig alle gesellschaftsrechtlichen Registeranmeldungen digital erledigt werden können.
Diese zielgerichtete Ausweitung notarieller Online- Verfahren ist ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung des Notariats!
Technische Voraussetzungen für die Teilnahme
Das Online-Verfahren erfolgt über ein besonders gesichertes und in staatlicher Verwaltung betriebenes Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Die Voraussetzungen für die Teilnahme sind einfach: Benötigt werden lediglich
- ein Computer, Laptop oder Tablet mit Kamera und Mikrofon,
- ein handelsübliches Smartphone mit der kostenfreien Notar-App sowie
- ein aktueller Lichtbildausweis mit freigeschalteter eID-Funktion, etwa der Personalausweis.
Die rechtssichere Identifizierung erfolgt in einem zweistufigen Verfahren anhand des elektronischen Identitätsnachweises (eID) und des Lichtbildes der Beteiligten.
Bei älteren Ausweisdokumenten (Ausstellungsdatum vor dem 02.08.2021) wird für das Auslesen des Lichtbildes über die Notar-App zusätzlich ein Reisepass benötigt.
Digitale Beurkundungen oder Beglaubigungen in anderen Staaten, wie etwa Österreich, erreichen dieses Maß an Rechtssicherheit nicht und werden in Deutschland daher regelmäßig nicht anerkannt. Bürgerinnen und Bürger sollten solche Angebote daher meiden.
Praktischer Ablauf
Anfragen für ein notarielles Online-Verfahren können nach erfolgreicher Registrierung über die Internetplattform der Bundesnotarkammer im Handumdrehen an uns gestellt werden. Wir dürfen in Online-Verfahren allerdings nur tätig werden, wenn
- der Sitz der Gesellschaft oder
- der Wohnsitz eines Gesellschafters bzw.
- der Wohnsitz eines Geschäftsführers
in Hamburg liegt. In diesen Fällen können Sie Ihren Bergstraßen-Notar des Vertrauens im Rahmen der Anfrage aus einer Liste der zuständigen Notarinnen und Notare auswählen.
Sobald die Urkundsvorbereitungen abgeschlossen sind, findet zum vereinbarten Termin die Videokonferenz statt. Diese läuft ähnlich ab wie eine Beurkundung oder Beglaubigung vor Ort: Nach der Identifizierung der Beteiligten wird die notarielle Urkunde wie gewohnt verlesen und Ihnen erläutert. Dabei können Sie den Text in einem weiteren Fenster der Videokonferenz mitverfolgen. Sind alle Fragen geklärt, wird die Urkunde elektronisch unterzeichnet. Dies erfolgt durch einen für Sie einfach und intuitiv zu bedienenden Signiervorgang mittels individueller TAN.
Präsenztermine natürlich weiterhin möglich
Das Online-Verfahren ist eine zusätzliche Option für Sie. Selbstverständlich können alle Beurkundungen und Beglaubigungen auch weiterhin wie gewohnt in Präsenz vorgenommen werden. Dann kommt es auch nicht darauf an, wo die Geselllschaft, die Gesellschafter und die Geschäftsführer ihren Wohn- oder Registersitz haben.
Weitere Informationen mit kurzen Erklärvideos zu den notariellen Online-Verfahren und der Registrierungsprozess sind unter https://online-verfahren.notar.de oder über den nachfolgenden QR-Code abrufbar.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gern zur Verfügung
Ihr
Notare Bergstraße
Quelle: Bayerischer Notarverein e. V.